コンプライアンス

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基本的な考え方

大塚グループは、「大塚グループ・グローバル行動規準」を制定し、本規準に対する取り組みへの姿勢を、大塚ホールディングス社長メッセージとしてウェブサイトを通じ広く発信しています。これとあわせて世界の全拠点において腐敗を防ぐ姿勢を表明した「大塚グループ・グローバル腐敗防止規程」を、さらには客観性を保ちながら事業を行うことを掲げた「大塚グループ・グローバル利益相反ポリシー」、プライバシー保護の姿勢および指針を明確にする「大塚グループ・グローバルプライバシーポリシー」を制定し、高い倫理観に基づき事業に取り組むことを推進しています。

大塚グループ・グローバル腐敗防止規程

「大塚グループ・グローバル腐敗防止規程」は、適用される腐敗防止法を遵守し、誠実さに基づく業務活動を実施することに全力を尽くす意思を表明したものです。さらには、どのようにして腐敗行為の潜在的リスクを察知し、未然に予防・回避するかについての基本方針を示しています。この方針は、世界各地に展開する大塚グループの事業活動に等しく適用され、腐敗防止における社員のグローバルスタンダードとして、最低限守るべき倫理基準を明確化しています。

大塚グループ・グローバル利益相反ポリシー

大塚グループでは、会社と社員個人の間の利益相反は組織のインテグリティに関わる事項であり、今後のグループ発展のために極めて重要な意味を持つとの考え方のもと、利益相反を防止するために「大塚グループ・グローバル利益相反ポリシー」を制定し、これを広くグローバルに浸透させるように努めています。

大塚グループ・グローバルプライバシーポリシー

2018年5月に施行されたEU一般データ保護規則(GDPR)をはじめとして、近年、各国におけるプライバシー保護法制の整備が進められています。大塚グループでは、プライバシー保護の姿勢および指針を明確にするために「大塚グループ・グローバルプライバシーポリシー」を制定するとともに、各国のプライバシー保護に関する法律や規則等に応じて、関係規定の整備や管理体制の見直しを行い、プライバシー保護の強化に努めています。

コンプライアンス推進体制

大塚グループ各社におけるコンプライアンスの浸透を図るため、大塚グループでは、「グローバル行動規準」「グローバル腐敗防止規程」「グローバル利益相反ポリシー」等の内容に沿った世界共通の研修を実施しています。日本語のほか、英語、中国語、インドネシア語で作成された研修用教材を各事業会社に配布し、各事業会社の役員、社員、契約社員、派遣社員は該当する研修を年1回以上受講するとともに、規定の順守に関する同意書を提出しています。コンプライアンスに関する理解度や社員への浸透度の評価は、研修時のテストや意識調査などを通じて確認し、研修結果および宣誓書の提出状況は、取締役会で定期的に報告しています。各事業会社においても各国の法律に合わせた関連規程類を制定しており、法令遵守に対応しています。また、主要グループ会社の内部通報制度や、内部監査の運用状況についても、当社の取締役会にて定期的に報告されています。

個別事案への対応体制

コンプライアンスに抵触する何らかの問題が発生した場合、またはその恐れがある場合には、直属の上司または、法務・コンプライアンス・人事部門への相談・報告が義務付けられており、それに対する報復も厳しく禁止されています。また、グループ各社には内部通報窓口が設置されており、相談者が報復などの不利益を被ることがなく、コンプライアンス違反についての報告や相談ができるよう体制が整えられています。また、内部監査部による国内外のグループ会社への監査が定期的に行われ、発見された懸念事項に対しての対応策および実施状況のモニタリングが行われています。
違反の内容に応じ、コンプライアンス部門が事務局を担い必要に応じて弁護士、公認会計士、データフォレンジックベンダー等の外部専門家も加えた調査チームを編成し、個人情報保護の管理や通報者に対する報復行為が発生しないように留意のうえ事実関係の調査を行います。 重大な違反事例と判断される場合はリスク管理委員会委員長へ報告され、事案に応じた対応と再発防止策を実行するとともに、各事例についてはグループ全体のコンプライアンス施策の立案・実施に役立てられます。

モニタリング

当社は大塚グループの企業価値の最大化の役割を担う持株会社として、大塚グループ全体の視点から業務の適正を確保するための体制を整備しています。関係会社は、「関係会社管理規程」に規定された事項について、必要に応じて当社に報告し、その中で重要な事項については当社の承認を得ることとし、大塚グループの連携体制を確立しています。
また、海外の取り組みとして、例えばアジア地域では各社にコンプライアンス・オフィサーを設置し、各国における推進状況などを共有する定期会議を開催するとともに、担当者による現地訪問を行い、各社情報のヒアリングや改善方法の提案等を実施しています。
さらに、内部監査部門として社長直轄の内部監査部を設置し、当社および当社の関係会社の財産および業務全般に対して適正かつ効率的な業務執行がなされているかについて、「内部監査規程」に基づく監査を定期的に実施し、社長、取締役および監査役に監査報告を行っています。改善の必要性が指摘された場合には改善勧告を行い、その後の実施状況を確認し職務執行の適正化を図るとともに、監査役および会計監査人とも情報の共有や相互の協力等連携を図っています。

通報窓口

  • 内部通報窓口
    大塚ホールディングスおよび国内外のグループ会社では、社内のほか、弁護士事務所などの社外にも内部通報窓口を設置し、通報者が安心して匿名で利用できるよう配慮しています。内部通報窓口を設置することで、贈収賄行為を含む不正行為や規則違反、法令違反等を早期に認識し是正を図るよう努めています。社員のみならず、契約・派遣社員、パート・アルバイトからも受けつける規定としており、通報者や通報に関する情報は厳重に管理し、通報者が不利益を被らないよう配慮されています。なお、主なグループ会社の内部通報制度の運用状況については、大塚ホールディングスの取締役会にて定期的に報告しています。
  • 外部からのお問い合わせ・通報窓口
    大塚ホールディングスおよび主なグループ会社では、外部ステークホルダーの方々や一般のお客さまよりご質問・ご意見を承る窓口を設置しています。また、一部の窓口については匿名でのご相談・通報も受けつけています。

デューデリジェンス

グループ各社において、デューデリジェンス方針を制定し、新規取引先に関しては必要に応じて腐敗に関するリスク評価のためのデューデリジェンスを実施しています。

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